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Onboarding : comment accueillir un salarié à distance ?

People
November 2, 2022
Publié par
Vianney

Vous venez d'embaucher un collaborateur à distance. Félicitations ! Mais pour une intégration réussie de votre salarié à l'entreprise, il faut maintenant procéder à un onboarding de qualité. Ce processus est délicat puisqu'il influe directement sur le travail de cette nouvelle recrue au sein de son équipe.

Heureusement, nous avons préparé pour vous une série de conseils qui vont vous permettre de réaliser le meilleur onboarding possible de vos collaborateurs en télétravail.

Assurez-vous que le salarié dispose d’un bon matériel pour le télétravail

La première étape du processus consiste à s'assurer que le nouveau salarié dispose de tous les équipements nécessaires au télétravail.

Cela comprend :

  • un ordinateur,
  • une webcam,
  • un casque
  • et idéalement, une chaise ergonomique

Vous devez également veiller à lui fournir tous les outils dont il pourrait avoir besoin, comme un logiciel de vidéoconférence et de gestion de projet. N'omettez pas de les intégrer et de les paramétrer à l'avance, le digital doit être au service du collaborateur, il ne doit pas devenir un problème pour lui.

Présentation de la nouvelle recrue à l'équipe lors de l'onboarding

L'intégration d'une nouvelle recrue à distance est un peu différente de celle d'une personne qui vient au bureau tous les jours. Cependant, il y a toujours des choses essentielles que vous pouvez faire pour aider les nouveaux collaborateurs à se sentir les bienvenus et à faire partie de l'équipe.

La rencontre avec l’équipe, une étape importante !

L'une des choses les plus importantes que vous puissiez faire est de vous assurer que tous les membres de l'équipe connaissent la nouvelle recrue et ont l'occasion de se présenter. Cela peut se faire par le biais d'un appel vidéo. Le manager informe les collaborateurs en place d'une nouvelle recrue, et chacun d'eux prend contact avec elle pour discuter quelques minutes de façon plus ou moins formelle.

Si vous avez besoin d'un processus plus asynchrone, mettez en place votre propre méthode de communication. Mais gardez à l'esprit qu'un onboarding réussi est un onboarding où le nouveau collaborateur se sent pleinement intégré, aussi bien à l'entreprise qu'humainement.

Attribution d'un mentor

Au-delà du manager, un mentor peut être un atout précieux pour tout nouveau collaborateur. Il peut l'aider à s'acclimater à la culture de l'entreprise, lui présenter le personnel clé et lui fournir des informations utiles sur les politiques et procédures de l'entreprise. Il peut également répondre à toutes les questions de la nouvelle recrue, l'aider à s'installer dans son nouveau poste de travail et lui fournir des conseils précieux.

Cela n'empêche pas d'avoir un processus d'onboarding très établi avec des informations précises et documentées.

Mettez en place un document d'intégration complet

Penser à votre premier jour de travail à distance peut être à la fois excitant et angoissant. Vous connecterez-vous facilement à vos outils de télétravail ? Vous sentirez-vous en phase avec la culture de l'entreprise ? Serez-vous capable de faire bonne impression sur vos nouveaux collaborateurs et managers ?

Heureusement, il y a beaucoup de choses que vous pouvez faire en tant qu'employeur pour faciliter l'intégration des nouveaux salariés. Vous pouvez notamment leur fournir un document dédié à l'onboarding contenant ce qu'ils ont besoin de savoir. Ce document doit contenir certaines informations essentielles :

  • Une fiche de poste très précise
  • Une présentation de tous les collaborateurs de l'entreprise
  • Une présentation encore plus précise de l'équipe intégrée et de ses collègues directs
  • Le processus de communication auprès des managers
  • Le processus de communication auprès des collaborateurs
  • Un document de formation sur tous les outils utilisés par l'entreprise

En prenant le temps de compiler ces informations à l'avance, vous pouvez faire en sorte que vos nouveaux salariés soient opérationnels dès leur premier jour de travail.

Le lien entre le manager et le nouveau collaborateur pendant l'onboarding

L'un des aspects les plus importants de l'intégration à distance est la création d'un lien entre le manager et le nouveau salarié. Ce lien est essentiel à créer dès l'onboarding pour plusieurs raisons.

Tout d'abord, il permet au manager de guider et de soutenir le nouveau collaborateur pendant qu'il s'adapte à son poste de travail. Il contribue également à créer un sentiment de confiance et de respect mutuel entre le manager et la nouvelle recrue.  Enfin, grâce à ce lien, il sera plus facile pour le manager de donner son avis et d'aider le nouvel employé à progresser dans son travail.

Il existe plusieurs façons de créer ce lien, mais l'une des plus efficaces consiste à organiser régulièrement des appels vidéo entre le manager et le nouveau collaborateur au cours de ses premières semaines de travail.

En conclusion, l'onboarding à distance peut être un défi, mais il est possible de surmonter ces difficultés en prenant le temps de planifier et de se préparer à l'avance. En suivant les conseils que nous venons d'évoquer, vous pouvez vous assurer que vos nouveaux salariés prennent le meilleur départ possible dans leur nouvelle entreprise.