Comment Danone a cadré son passage au flex office en 5 étapes

Le flex office s'impose comme un enjeu majeur pour les entreprises, appelant à une révision profonde des lieux de travail. Selon le Baromètre Parella - CSA 2023, 78% des dirigeants considèrent même les locaux comme une priorité.

Dans ce contexte, Danone, géant mondial de l'industrie alimentaire, se distingue par une approche méthodique pour sa transition vers le flex office et le zoning, attribuant à chaque espace une fonction spécifique.

Adrien Bayeulle, Project Manager Office au sein du département IT & Data de Danone, pilote le projet d'optimisation des espaces de travail. Il détaille dans ce témoignage la démarche en cinq étapes de Danone, offrant ainsi une vision précise et applicable à toute entreprise souhaitant embrasser le flex office.

1. Définir les besoins auprès des sponsors du projet

Pour répondre à la complexité de recueillir les besoins dans un groupe de grande envergure, Danone fait appel à un sponsor dans trois départements clés afin de collecter de manière représentative les besoins au sein des équipes :

• Les Ressources Humaines, expertes des collaborateurs, élaborent des politiques de travail hybride et anticipent les évolutions à long terme
• L'Environnement de Travail comprend les réalités des espaces et les aménage efficacement, étant quotidiennement en contact avec les utilisateurs
• L'IT apporte son expertise technologique et méthodologique pour soutenir la transition vers le bureau flexible

Ainsi, Danone vise à uniformiser l’expérience collaborateur sur ses sites à travers le monde. Cette démarche favorise la collaboration transfrontalière :

"Concernant la gestion des modes de travail, qui peuvent être assez flous, de nombreuses idées sont émises. Il est crucial qu'une personne puisse les structurer tout en ayant déjà des solutions en tête pour répondre à la diversité des besoins, surtout dans le cadre d'un projet à dimension internationale."

→ Pour aller plus loin : visionnez le replay du webinaire "RH et EDT: quelle collaboration pour une expérience hybride réussie ?" en partenariat avec Keolis et ConvictionsRH.

2. Approfondir la compréhension des attentes des collaborateurs

Avant que le télétravail ne devienne aussi répandu en raison de la pandémie, Danone avait déjà entamé une réflexion sur l'adaptation de son environnement de travail. Adrien Bayeulle met l’accent sur l'analyse minutieuse des habitudes et préférences des équipes afin de connaître les motivations sous-jacentes à leurs choix de travail :

"Il est essentiel de comprendre pourquoi les collaborateurs viennent ou ne viennent pas au bureau. En se mettant à leur place et en identifiant leurs sources de frustrations quotidiennes, nous sommes mieux à même de saisir leurs besoins."

Suite à un sondage mené auprès des salariés, l'introduction d'un "Pacte" entre les collaborateurs et l'entreprise a marqué un tournant majeur dans cette transformation. Plutôt que d'imposer des règles strictes, Danone a privilégié une approche flexible, laissant aux équipes le pouvoir de définir leur propre rythme de travail hybride en fonction des exigences opérationnelles. Cette initiative vise à responsabiliser les salariés et à renforcer leur sentiment d'appartenance à l’entreprise.

Parallèlement, la gestion de l'espace de Danone évolue depuis 2020. Les bureaux sont désormais organisés par équipe au niveau des étages, comprenant des espaces de coworking ouverts pour favoriser la collaboration. Par exemple, les équipes Conception de produits et Packagings travaillant sur des projets communs, partagent ces espaces pour se retrouver aisément.

→ Pour aller plus loin : découvrez la transition de Lifen vers un modèle de travail hybride durable

3. Prioriser les cas d'usage pour une meilleure visibilité

Une fois les besoins identifiés et les habitudes comprises, la priorisation des cas d'usage devient essentielle pour assurer une compréhension claire par toutes les parties prenantes. Adrien Bayeulle partage ses 3 conseils appliqués par Danone :

1. Regrouper les besoins par famille en les hiérarchisant selon leur impact sur l'expérience des collaborateurs. Chez Danone, des besoins tels que "connaître les salles de réunion disponibles" et "les avoir sur un plan" sont regroupés sous la catégorie des “ressources disponibles sur site”.
2. Avoir une vision claire du fonctionnement de l'entreprise permet de concentrer les efforts sur les aspects les plus critiques, optimisant ainsi l'efficacité des solutions sur le long terme.
3. Faire connaître les sponsors auprès des collaborateurs en les présentant aux différentes équipes pour faciliter leur identification. Chez Danone, les sponsors, souvent membres de la direction, sont connus au sein de leurs équipes et présentés aux nouveaux salariés.

Cette approche assure une transition cohérente et adaptée aux besoins globaux et prioritaires de l'entreprise, tout en offrant la possibilité de développer des solutions spécifiques pour répondre à des besoins plus ciblés, si nécessaire.

4. Enrichir ses réflexions en collaborant avec des partenaires externes

Échanger avec ses pairs, des organisations tierces et de potentiels prestataires constitue une source précieuse d’inspiration pour Danone. Cet apprentissage enrichit les réflexions et identifie les meilleures pratiques à intégrer dans son propre processus de transition vers le flex office. Adrien Bayeulle encourage cette ouverture vers l'extérieur, soulignant l'importance d'apprendre des expériences d'autres entreprises et d'explorer de nouvelles pistes :

"Chez Danone, nous sommes particulièrement attentifs aux pratiques de nos pairs, ce qui revêt une importance cruciale pour un grand groupe. Nous cherchons à tirer des enseignements des erreurs commises par d'autres entreprises, mais aussi de leurs réussites."

C’est ainsi que Danone affirme l’importance de déployer un outil intégré à ceux que les collaborateurs utilisent quotidiennement, tels que Microsoft Teams.

5. Intégrer le CSE pour une transition sociale harmonieuse

La mise en place du flex office constitue une modification significative des conditions de travail, nécessitant une consultation du Comité Social et Économique (CSE) conformément à l’article L.312-8 du Code du travail.

Chez Danone, une collaboration étroite avec les représentants des employés est privilégiée pour assurer une prise en compte adéquate des enjeux sociaux et favoriser l'acceptation des changements au sein de l'entreprise. Pour Adrien Bayeulle cette approche facilite un dialogue constructif et permet de considérer les préoccupations des employés au bon moment du processus de transition :

“Nous sollicitons régulièrement les CSE de Danone au démarrage de nouveaux projets, notamment lors de nos réunions trimestrielles. Nous échangeons ouvertement, ce qui favorise leur intégration harmonieuse et nous permet de bénéficier de leurs conseils.”

Cette consultation proactive anticipe les points de vigilance et limite les éventuels blocages dans la mise en œuvre des projets.

→ Pour aller plus loin : découvrez comment parler d'un outil de desk booking à votre CSE

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Le succès d'un tel projet repose sur un bon encadrement. En adoptant une approche méthodique centrée sur l'utilisateur, Danone redéfinit les normes du bureau moderne, favorisant collaboration et innovation. Le groupe s'engage à créer un environnement de travail flexible et harmonieux pour ses collaborateurs, en veillant à ce que les solutions proposées répondent véritablement aux cas d’usage.

Danone trace la voie vers un avenir où le travail devient à la fois plus flexible et plus humain. Cette évolution ouvre un dialogue plus large sur l'avenir du travail, invitant à repenser nos pratiques pour relever les défis professionnels contemporains.