Le mot "flex office" a été sélectionné pour entrer dans la nouvelle promo du dictionnaire français en 2024 ! "Flex-office" ou "flex office" ? Le Petit Larousse et Le Petit Robert ont donc tranché : flex office se passera du tiret.
Mais prenons un peu de recul. Concrètement, qu’est-ce que cette entrée dans le dictionnaire représente pour l’avenir des bureaux ?
Le terme “flex office” n'est évidemment pas le seul à faire son entrée dans Le Petit Larousse et Le Petit Robert pour leurs éditions 2024. Ce sont au total 150 nouveaux mots à retrouver, allant de certaines personnalités aux anglicismes, en passant par PLS.
Cela montre que la langue française évolue sur tous les sujets. Notamment autour des nouvelles technologies qui ont plus d’importance et une plus grande portée dans le monde. Par exemple, nous pouvons citer le métavers, l’IA générative, le moissonnage ou encore le minage qui font aussi leur entrée dans le dictionnaire.
Le flex office est un mode d'organisation du travail dans lequel les employés ne sont pas équipés d’un bureau attitré. Ils ont plutôt la possibilité de choisir librement leur poste de travail en fonction de leurs besoins et des activités qu'ils doivent réaliser.
Il n’y a pas qu’une seule option de configuration du flex desk. Cette organisation de travail peut prendre la forme de bureaux privés, de zones de détente avec des jeux, d’espaces de coworking, de bureaux debout, d’open-space ou encore de zones de travail ouvertes. Ces types d'espaces peuvent être combinés et adaptés en fonction des besoins spécifiques de chaque entreprise et de l’espace disponible pour répondre aux besoins de leurs salariés.
En choisissant un environnement de travail adapté à leurs tâches, les salariés vont pouvoir être davantage productifs, motivés et engagés, favorisant leur bien-être au sein de l'entreprise. Cela peut ainsi avoir un impact positif sur la vie au bureau ainsi que sur les performances globales de l'organisation.
Flex office et travail hybride sont étroitement liés. Dans la plupart des cas, les entreprises qui adoptent le bureau nomade ont également mis en place des pratiques de travail hybride.
La raison ? La crise sanitaire a profondément modifié notre façon de travailler et a favorisé la pérennisation du télétravail, diminuant la fréquentation des bureaux par les salariés. Le taux d'occupation est aujourd'hui de 40% le lundi, 38% le vendredi et de 60% pour les autres jours de la semaine, indique l’étude du CBRE.
Afin de résoudre cette situation et encourager les employés à retourner sur site, les entreprises ont opté pour une transition vers le travail hybride, alternant bureau et télétravail.
L’enjeu est donc de faire revenir ses collaborateurs et d’optimiser les surfaces des locaux. Des bureaux peu ou pas utilisés vont engendrer des pertes pour l’entreprise. Avec un passage au flex office, des économies peuvent être réalisées et réinvesties dans l’expérience collaborateur par exemple.
On peut se demander s’il est possible de définir le flex office de manière unique, tant les réalités qu’il représente sont différentes. Les entreprises en flex desk peuvent s’organiser différemment en fonction de leur management, culture ou vision.
C’est le cas par exemple d’Europa Group qui a décidé de passer au bureau flexible après la crise sanitaire et l’adoption du télétravail.
➡️ Découvrez comment Europa Group, leader de l’organisation des congrès médicaux, est passé au flex office en douceur !
De son côté, Stuart, filiale du groupe La Poste, propose à ses collaborateurs une autre application du flex office dans ses 7 bureaux.
➡️ Découvrez comment Stuart optimise sa gestion du travail hybride et du flex office avec Deskare
L'ajout du flex office dans le dictionnaire en France nécessite de suivre un processus consistant, notamment à évaluer la fréquence d'utilisation du mot, sa technicité et sa durabilité. Cela peut prendre plusieurs mois, ce qui souligne qu’une entrée dans le dictionnaire n'est pas le fruit du hasard.
L’entrée du flex office dans le dictionnaire n’est pas anodine, c’est un mode de travail qui attire de plus en plus d’entreprises.
En 2019, 14% des entreprises pratiquaient le flex office. En 2021, ce chiffre doublait pour atteindre 30%, selon un rapport de Parella. On peut se demander si le flex office doublera de nouveau ses effectifs en 2023. Il est intéressant de noter que 8% des entreprises interrogées ont comme projet d’y passer.
Autre point important à noter : les salariés en bureau flexible en sont satisfaits. Toujours selon Parella, 77% d’entre-eux voient le flex office comme une bonne chose !
➡️ Lire aussi : Les avantages et les inconvénients du flex office
Le zoning consiste à diviser les espaces de travail en différentes zones distinctes. Chacune de ces zones possède une fonction spécifique pour répondre aux besoins des salariés : salles de réunions, espaces collaboratifs, zones calmes, etc. Pour décider de la mise en place du zoning, l'implication des collaborateurs est essentielle pour la bonne réussite du projet. Ils se sentiront écoutés et en mesure d'accepter ce changement.
➡️ Découvrez comment Payfit a divisé ses espaces de travail distincts
La décision de faire passer toutes les équipes d'une entreprise au flex office dépend de nombreux facteurs. On retrouve notamment la nature du travail effectué, les besoins spécifiques de chaque équipe et leurs préférences. Il n'y a pas de réponse unique qui convienne à toutes les situations, chaque entreprise est unique.
Cependant, certaines équipes peuvent nécessiter des conditions spécifiques qui ne se prêtent pas facilement au bureau nomade. Par exemple, des équipes avec un besoin d'équipement spécialisé, des laboratoires, des espaces de production ou des environnements réglementés.
Dans le processus de passage au flex office, les collaborateurs sont régulièrement sollicités pour indiquer leurs attentes et besoins afin que la mise en place se fasse le plus sereinement et avec le moins de freins possibles. Si les salariés ne sont pas consultés, il y a un risque de rejet du flex office et de tensions au sein de l'entreprise.
➡️ Découvrez le guide des attentes au bureau des salariés !
Le flex office est entré dans le dictionnaire et c’est une très bonne nouvelle ! C’est un mode de travail de plus en plus mis en place dans les entreprises au vu de ses nombreux avantages.
Il est notamment plébiscité par les moins de 30 ans qui sont satisfaits du flex office à 94%, selon une étude de JLL, montrant que ce mode de travail a encore de beaux jours devant lui !
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