Believe
& Deskare

"Deskare facilite l’organisation des espaces de travail et offre une vue indispensable sur les habitudes de fréquentation d’un site !"

didomi
En bref
Découvrez comment Believe, leader du marché de la musique numérique, pilote simplement travail hybride et flex office avec Deskare
Industrie
Accompagnement des artistes et labels
Nombre d’employés
1720
Déploiement
Septembre 2022

Believe, l’un des leaders mondiaux du marché de la musique numérique, a connu une croissance significative ces dernières années grâce à sa plateforme technologique, l’expertise digitale unique de ses collaborateurs permettant de conseiller ses artistes et ses labels, distribuer et faire la promotion de leur musique. Fondée en 2005, Believe compte aujourd'hui 1720 collaborateurs dans plus de 50 pays, dont 643 en France.

Depuis 2019, l'organisation du travail évolue rapidement. Entre le déménagement des bureaux parisiens, la signature de l'accord de télétravail, la pérennisation du travail hybride et dernièrement le passage progressif au flex office, Believe avait besoin d'un outil pour mieux gérer l'organisation du travail dans ses nouveaux espaces.

Deskare a alors été choisi pour offrir une expérience hybride fluide :

  • Déclaration des jours de télétravail et de présence sur site
  • Réservation d'espaces de travail adaptés aux besoins
  • Collaboration facilitée sur site
  • Optimisation des espaces de bureau

Découvrez le retour d'expérience de Believe à travers le témoignage de Molinard Controle, Office Coordinator : les défis relevés et les actions mises en place pour une transition vers un modèle de travail hybride et de flex office pérenne, grâce à une meilleure gestion de l'environnement de travail.

"Deskare est un outil idéal pour les services RH et Facilities. Plus on traite d’importants effectifs, plus l'application devient utile. Je recommande à toutes les entreprises en pleine croissance qui fonctionnent en mode de travail flexible ou hybride, c’est clairement nécessaire !"

L’évolution de l'organisation du travail chez Believe

La pandémie et le 100% télétravail imposé par le contexte, ont bouleversé les habitudes et pour s’adapter au marché, Believe a revu sa stratégie d’organisation du travail.

Suite au déménagement, entre 2020 et 2023, les pratiques se transforment avec :

  • Un accord de télétravail : chaque collaborateur peut télétravailler 2 à 3 jours par semaine
  • Une réappropriation de l’environnement de travail : avec un retour sur site où des open spaces flexibles, des espaces informels (fauteuils semi-cloisonnés, bulles individuelles ou duo), ou encore des espaces de vie et de convivialité à tous les étages, facilitent la collaboration
  • Un outil, Deskare : une maîtrise de son espace de travail pour s’adapter à un environnement plus flexible et travailler plus sereinement

Les challenges

1. Visualiser où travaillent les équipes au bureau

Avec le travail hybride, les salariés ont besoin d’anticiper leur venue sur site et de savoir où sont leurs collègues ou équipes pour travailler ensemble plus facilement. Par ailleurs, l'augmentation rapide des effectifs impose un suivi régulier et ciblé du taux d’occupation des équipes afin d’anticiper d’éventuels déménagements internes.

L'adoption d'un outil dédié était alors nécessaire pour :

  • Faciliter la collaboration
  • Suivre l'occupation des espaces
  • Profiter d'une vue de la répartition des équipes sur les différents étages
"Face à la forte croissance de Believe, on avait besoin de suivre l’occupation des espaces de travail. Nos tentatives de cartographie étaient insuffisantes et chronophages, tant les équipes grossissent vite. Il nous fallait absolument un outil pour nous aider à mieux gérer l'hybride et l'occupation de notre environnement."

2. Inciter les collaborateurs à déclarer le télétravail

Pour suivre et faire appliquer l'accord de télétravail, Believe avait besoin d'un outil plus ergonomique que son SIRH, qui soit :

  • Pratique et facile pour les collaborateurs
  • Utile pour les managers et pour les RH

3. Préconiser la réservation des postes de travail

Suite à la signature de l'accord de télétravail, la réservation des postes était préconisée. Progressivement, le flex office a été mis en place pour les équipes en tension, afin de :

  • Connaître les zones sur et sous-utilisées
  • Bénéficier d'une vue d'ensemble
  • Pouvoir chiffrer les habitudes de fréquentation

La solution

Believe a décidé de déployer Deskare, un outil intégré à l‘écosystème des collaborateurs, pour assurer la meilleure expérience hybride possible.

Intégration au SIRH

Deskare s’intègre par API aux différents SIRH afin d'automatiser la synchronisation des utilisateurs, des équipes, des jours de congés et absences des collaborateurs pour éviter la double saisie. L’onboarding et l’offboarding sont ainsi facilités.

Intégration à Microsoft Teams

Deskare inclut des rappels automatiques de déclaration dans les outils de communication pour assurer une adoption maximale, ainsi qu’une intégration dans le calendrier d’entreprise pour refléter en direct le statut de chacun et renforcer la collaboration en hybride.

"L'intégration de Deskare à Microsoft Teams permet d'obtenir un bon taux de déclaration. Ce n'est pas un outil supplémentaire qui s’ajoute à une longue liste d’outils. Les collaborateurs s'y retrouvent facilement."

Ce que Deskare fait gagner à Believe

Gain de temps : les administrateurs pilotent les équipes sur site en quelques clics et de façon autonome

Moins de charge mentale : l'automatisation aide à se concentrer sur les tâches à plus forte valeur ajoutée

Meilleure visibilité : chaque utilisateur bénéficie d'une vue sur les plannings hybrides et les postes de travail occupés

Une satisfaction client 5 étoiles

Believe a donné à Deskare un score de satisfaction client de 100% (CSAT) quant à l'accompagnement quotidien et à la qualité du support.

Parce qu'un passage au travail hybride et au flex office peut faire peur, l'outil rassure les collaborateurs en en leur permettant de retrouver facilement leurs collègues et un poste de travail dans un espace adapté à leurs besoins.

"L'accompagnement se déroule très bien, les équipes Deskare ont toujours su répondre présentes avec une grande réactivité. Avoir un interlocuteur privilégié a grandement aidé à ce que l'outil soit si bien adopté en interne."

Pour favoriser le respect des politiques hybrides en vigueur et assurer la meilleure adoption possible de l'outil, les experts Deskare sont disponibles avant même la phase de déploiement de la plateforme :

  • Démonstrations par le biais de webinaires Microsoft Teams
  • Sessions de formation (administrateurs, managers, utilisateurs)
  • Réponses aux questions via le chat dédié
  • Améliorations en continu de l'outil
"Deskare facilite l’organisation des espaces de travail et offre une vue indispensable sur les habitudes de fréquentation d’un site !"

Les résultats

Se retrouver plus facilement

Depuis deux ans, Deskare rend le travail hybride plus social et permet aux équipes de Believe de se retrouver plus facilement au bureau ou ailleurs. Chacun choisit les meilleurs moments pour se rendre sur site en fonction de son équilibre vie professionnelle - vie privée, du planning de ses collègues ou des événements organisés.

Avec Deskare, Believe renforce les liens entre ses collaborateurs dans un contexte de travail hybride et de bureaux de plus en plus partagés, ce qui encourage l'échange et la collaboration.

Assurer un suivi quotidien des espaces de travail

Deskare est devenu indispensable pour les administrateurs qui s'appuient quotidiennement sur l'outil, notamment pour accompagner au mieux les collaborateurs en localisant plus facilement leurs postes de travail.

"Deskare facilite l’organisation des espaces de travail et offre une vue indispensable sur les habitudes de fréquentation d’un site !"

Manager plus sereinement en mode hybride

Les managers suivent plus efficacement les habitudes hybrides de leurs équipes. Le respect des accords de télétravail est désormais assuré, contribuant à une meilleure gestion des ressources humaines.

Rassurer les collaborateurs face au flex office

La simplicité des réservations d'espaces sécurise les collaborateurs des équipes en tension : chacun est assuré d'avoir une place lors de ses présences sur site. Cela favorise l'utilisation optimale des bureaux.

Le passage aux bureaux partagés

L'implication des équipes dans l'organisation de l'espace

Post-Covid, le retour progressif au bureau s'est accompagné d'une croissance significative des effectifs, affectant l'environnement de travail. En 2022, à travers l'enquête bi-annuelle menée par les RH et le CSE, les équipes ont exprimé un besoin de regroupement sur un même étage. Début 2023, Believe lançait un grand projet de réorganisation du site.

La transition vers le flex office

Pour les équipes en tension, la réservation de postes de travail a pu rapidement être mise en place. Cette évolution progressive vers un modèle de bureaux flexibles a été facilitée par l'utilisation préexistante de Deskare. Pour répondre à la demande de réunification des équipes, il était nécessaire de repenser la répartition des collaborateurs sur site.

La démonstration convaincante auprès du CSE

Grâce à Deskare, Believe disposait d'une cartographie détaillée de la répartition actuelle des équipes et du nombre de sièges disponibles. Pour convaincre le CSE, plusieurs facteurs ont été pris en compte :

  • Les coûts du fonctionnement actuel avec des postes de travail attribués
  • Le nombre maximal de postes par plateau autorisé par la sécurité
  • La prévision de l'accroissement des équipes d'ici fin 2023

La seule solution réaliste était de passer au flex office. L'expérience de Believe souligne l'importance de collecter des données pour analyser l'existant avant d'entreprendre des changements organisationnels majeurs.

"La partie déterminante de la démonstration au CSE était l'utilisation de Deskare. Nous avons présenté des données précises sur les habitudes de fréquentation. Chaque équipe n'excédait jamais 60%de présence, ce qui nous a permis de calculer le nombre exact de postes nécessaires pour accueillir tous les collaborateurs."

Un an plus tard : quel bilan ?

Believe a réussi à créer une expérience collaborateur hybride forte et rassurante, tout en adaptant ses espaces aux besoins de ses équipes en pleine croissance.

Deskare offre à Believe une visibilité précise sur la fréquentation des sites, une identification des zones en tension et un accompagnement des équipes à la mise en place du flex office, d'abord sur le territoire français, puis à l'international.

L'avantage incontesté de l'adoption de l'outil réside dans l'intégration à Microsoft Teams, qui évite une dispersion des canaux de communication tout en assurant de la fluidité pour les utilisateurs.

Fort de ses succès, Deskare constitue une première étape prometteuse dans l'ambitieux projet de Believe de transformer le bureau en véritable lieu de vie.

Grâce aux précieuses données fournies par l'outil sur les jours d'affluence et les habitudes de fréquentation, Believe optimise l'organisation d'événements et d'activités sur site, favorisant ainsi la création de liens et le maintien d'une atmosphère conviviale et plaisante pour l'ensemble de ses collaborateurs !

Nous sommes ravis de contribuer à l'amélioration de l'environnement de travail de Believe, et sommes fiers des résultats atteints ensemble. Si vous cherchez également à mieux organiser le travail hybride, tout en optimisant vos espaces de travail en permettant à vos collaborateurs de se retrouver, prenez contact avec l'un de nos experts qui vous accompagnera dans l'exploration des solutions qui répondent à vos besoins spécifiques. Votre succès est notre priorité, et nous sommes impatients de vous aider à atteindre vos objectifs.

On en discute ?
Merci !
Un membre de notre équipe va vous recontacter très vite. En attendant, allez faire un tour sur notre blog ou nos cas clients !
Oops! Something went wrong while submitting the form.