Believe, l’un des leaders mondiaux du marché de la musique numérique, a connu une croissance significative ces dernières années grâce à sa plateforme technologique, l’expertise digitale unique de ses collaborateurs permettant de conseiller ses artistes et ses labels, distribuer et faire la promotion de leur musique. Fondée en 2005, Believe compte aujourd'hui 1720 collaborateurs dans plus de 50 pays, dont 643 en France.
Depuis 2019, l'organisation du travail évolue rapidement. Entre le déménagement des bureaux parisiens, la signature de l'accord de télétravail, la pérennisation du travail hybride et dernièrement le passage progressif au flex office, Believe avait besoin d'un outil pour mieux gérer l'organisation du travail dans ses nouveaux espaces.
Deskare a alors été choisi pour offrir une expérience hybride fluide :
Découvrez le retour d'expérience de Believe à travers le témoignage de Molinard Controle, Office Coordinator : les défis relevés et les actions mises en place pour une transition vers un modèle de travail hybride et de flex office pérenne, grâce à une meilleure gestion de l'environnement de travail.
"Deskare est un outil idéal pour les services RH et Facilities. Plus on traite d’importants effectifs, plus l'application devient utile. Je recommande à toutes les entreprises en pleine croissance qui fonctionnent en mode de travail flexible ou hybride, c’est clairement nécessaire !"
La pandémie et le 100% télétravail imposé par le contexte, ont bouleversé les habitudes et pour s’adapter au marché, Believe a revu sa stratégie d’organisation du travail.
Suite au déménagement, entre 2020 et 2023, les pratiques se transforment avec :
Avec le travail hybride, les salariés ont besoin d’anticiper leur venue sur site et de savoir où sont leurs collègues ou équipes pour travailler ensemble plus facilement. Par ailleurs, l'augmentation rapide des effectifs impose un suivi régulier et ciblé du taux d’occupation des équipes afin d’anticiper d’éventuels déménagements internes.
L'adoption d'un outil dédié était alors nécessaire pour :
"Face à la forte croissance de Believe, on avait besoin de suivrel’occupation des espaces de travail. Nos tentatives de cartographieétaient insuffisantes et chronophages, tant les équipes grossissentvite. Il nous fallait absolument un outil pour nous aider à mieuxgérer l'hybride et l'occupation de notre environnement."
Pour suivre et faire appliquer l'accord de télétravail, Believe avait besoin d'un outil plus ergonomique que son SIRH, qui soit :
Suite à la signature de l'accord de télétravail, la réservation des postes était préconisée. Progressivement, le flex office a été mis en place pour les équipes en tension, afin de :
Believe a décidé de déployer Deskare, un outil intégré à l‘écosystème des collaborateurs, pour assurer la meilleure expérience hybride possible.
Deskare s’intègre par API aux différents SIRH afin d'automatiser la synchronisation des utilisateurs, des équipes, des jours de congés et absences des collaborateurs pour éviter la double saisie. L’onboarding et l’offboarding sont ainsi facilités.
Deskare inclut des rappels automatiques de déclaration dans les outils de communication pour assurer une adoption maximale, ainsi qu’une intégration dans le calendrier d’entreprise pour refléter en direct le statut de chacun et renforcer la collaboration en hybride.
"L'intégration de Deskare à Microsoft Teams permet d'obtenir un bon taux de déclaration. Ce n'est pas un outil supplémentaire qui s’ajoute à une longue liste d’outils. Les collaborateurs s'y retrouvent facilement."
Gain de temps : les administrateurs pilotent les équipes sur site en quelques clics et de façon autonome
Moins de charge mentale : l'automatisation aide à se concentrer sur les tâches à plus forte valeur ajoutée
Meilleure visibilité : chaque utilisateur bénéficie d'une vue sur les plannings hybrides et les postes de travail occupés
Believe a donné à Deskare un score de satisfaction client de 100% (CSAT) quant à l'accompagnement quotidien et à la qualité du support.
Parce qu'un passage au travail hybride et au flex office peut faire peur, l'outil rassure les collaborateurs en en leur permettant de retrouver facilement leurs collègues et un poste de travail dans un espace adapté à leurs besoins.
"L'accompagnement se déroule très bien, les équipes Deskare ont toujours su répondre présentes avec une grande réactivité. Avoir un interlocuteur privilégié a grandement aidé à ce que l'outil soit si bien adopté en interne."
Pour favoriser le respect des politiques hybrides en vigueur et assurer la meilleure adoption possible de l'outil, les experts Deskare sont disponibles avant même la phase de déploiement de la plateforme :
"Deskare facilite l’organisation des espaces de travail et offre une vue indispensable sur les habitudes de fréquentation d’un site !"
Depuis deux ans, Deskare rend le travail hybride plus social et permet aux équipes de Believe de se retrouver plus facilement au bureau ou ailleurs. Chacun choisit les meilleurs moments pour se rendre sur site en fonction de son équilibre vie professionnelle - vie privée, du planning de ses collègues ou des événements organisés.
Avec Deskare, Believe renforce les liens entre ses collaborateurs dans un contexte de travail hybride et de bureaux de plus en plus partagés, ce qui encourage l'échange et la collaboration.
Deskare est devenu indispensable pour les administrateurs qui s'appuient quotidiennement sur l'outil, notamment pour accompagner au mieux les collaborateurs en localisant plus facilement leurs postes de travail.
"Deskare facilite l’organisation des espaces de travail et offre une vue indispensable sur les habitudes de fréquentation d’un site !"
Les managers suivent plus efficacement les habitudes hybrides de leurs équipes. Le respect des accords de télétravail est désormais assuré, contribuant à une meilleure gestion des ressources humaines.
La simplicité des réservations d'espaces sécurise les collaborateurs des équipes en tension : chacun est assuré d'avoir une place lors de ses présences sur site. Cela favorise l'utilisation optimale des bureaux.
Post-Covid, le retour progressif au bureau s'est accompagné d'une croissance significative des effectifs, affectant l'environnement de travail. En 2022, à travers l'enquête bi-annuelle menée par les RH et le CSE, les équipes ont exprimé un besoin de regroupement sur un même étage. Début 2023, Believe lançait un grand projet de réorganisation du site.
Pour les équipes en tension, la réservation de postes de travail a pu rapidement être mise en place. Cette évolution progressive vers un modèle de bureaux flexibles a été facilitée par l'utilisation préexistante de Deskare. Pour répondre à la demande de réunification des équipes, il était nécessaire de repenser la répartition des collaborateurs sur site.
Grâce à Deskare, Believe disposait d'une cartographie détaillée de la répartition actuelle des équipes et du nombre de sièges disponibles. Pour convaincre le CSE, plusieurs facteurs ont été pris en compte :
La seule solution réaliste était de passer au flex office. L'expérience de Believe souligne l'importance de collecter des données pour analyser l'existant avant d'entreprendre des changements organisationnels majeurs.
"La partie déterminante de la démonstration au CSE était l'utilisation de Deskare. Nous avons présenté des données précises sur les habitudes de fréquentation. Chaque équipe n'excédait jamais 60%de présence, ce qui nous a permis de calculer le nombre exact de postes nécessaires pour accueillir tous les collaborateurs."
Believe a réussi à créer une expérience collaborateur hybride forte et rassurante, tout en adaptant ses espaces aux besoins de ses équipes en pleine croissance.
Deskare offre à Believe une visibilité précise sur la fréquentation des sites, une identification des zones en tension et un accompagnement des équipes à la mise en place du flex office, d'abord sur le territoire français, puis à l'international.
L'avantage incontesté de l'adoption de l'outil réside dans l'intégration à Microsoft Teams, qui évite une dispersion des canaux de communication tout en assurant de la fluidité pour les utilisateurs.
Fort de ses succès, Deskare constitue une première étape prometteuse dans l'ambitieux projet de Believe de transformer le bureau en véritable lieu de vie.
Grâce aux précieuses données fournies par l'outil sur les jours d'affluence et les habitudes de fréquentation, Believe optimise l'organisation d'événements et d'activités sur site, favorisant ainsi la création de liens et le maintien d'une atmosphère conviviale et plaisante pour l'ensemble de ses collaborateurs !
Nous sommes ravis de contribuer à l'amélioration de l'environnement de travail de Believe, et sommes fiers des résultats atteints ensemble. Si vous cherchez également à mieux organiser le travail hybride, tout en optimisant vos espaces de travail en permettant à vos collaborateurs de se retrouver, prenez contact avec l'un de nos experts qui vous accompagnera dans l'exploration des solutions qui répondent à vos besoins spécifiques. Votre succès est notre priorité, et nous sommes impatients de vous aider à atteindre vos objectifs.
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