Depuis sa création en 1979, Action contre la Faim s'efforce de fournir une réponse efficace et durable aux crises alimentaires. Cette organisation humanitaire, présente dans plus de 45 pays, met en œuvre des programmes visant à prévenir, traiter et éradiquer la malnutrition avec une équipe mondiale composée de milliers de professionnels dévoués.
Dans un monde du travail en constante évolution, Action contre la Faim a repensé son environnement de travail pour répondre à un double objectif :
Pour ce faire, en collaboration avec Deskare, l'organisation a opté pour une approche du travail flexible connue sous le nom de flex office, soit une situation dans laquelle les salariés n'ont plus de poste de travail attitré. Ce mode de travail favorise l'agilité organisationnelle, l'efficacité des ressources et l'optimisation des espaces de bureau.
L'étude de cas qui suit examine la transition réussie d'Action contre la Faim vers le flex office grâce au retour d'expérience de Mejda Ben Slama, Référente qualité de vie au travail et Céline Vermersch, Chef de projet SI.
Action contre la Faim est une ONG qui évolue d’un modèle associatif vers celui d'une entreprise multinationale. Ces dernières années, ses façons de travailler se transforment également avec :
Une politique de (télé)travail souple : le collaborateur peut demander jusqu’à 100% de travail à distance et revenir sur site quelques jours par mois
Une conciliation vie professionnelle et vie privée facilitée : la qualité de vie au travail est appréhendée sur le long terme
Des ambitions en termes d'environnement de travail : déménagement et passage au flex office en simultané
L'historique :
La pérennisation du télétravail et la fin du bail de l'ancien siège ont permis à Action contre la Faim de devenir propriétaire de nouveaux bureaux en réduisant les besoins en surface. En déménageant de Paris centre à la petite couronne, l'objectif était de réaliser des économies en adaptant les espaces aux nouvelles pratiques liées au travail hybride.
Action contre la Faim est passé au flex office avec un taux de foisonnement ambitieux de 0,5 (soit 1 poste de travail pour 2 collaborateurs). Le nouveau siège devait alors proposer des espaces optimisés et adaptés à l’activité. Mais comment embarquer toute l'entreprise dans un projet aussi ambitieux ?
"Avec le flex office, il est nécessaire de veiller au collectif pour éviter l'éclatement des équipes et conserver une bonne communication. Nous avons adopté une approche de prévention des risques et une logique du travail hybride basée sur la présence sur site pour se voir et être ensemble." - Mejda Ben Slama, Référente QVT
Une communication claire et transparente sur les objectifs, les avantages et les modalités du flex office est essentielle pour garantir une compréhension commune et minimiser les résistances. L'implication des employés, responsables RH et dirigeants est cruciale dès les premières étapes du projet. La participation active favorisera l'acceptation et l'adhésion au changement.
NB : Le flex office est encore peu répandu mais apprécié
Les avantages selon les salariés qui le pratiquent (source : Parella) :
Le taux de foisonnement de 0,5 est un mélange entre trois éléments :
Au final, Action contre la Faim a divisé par deux le nombre de postes de travail, sauf pour les services qui ne sont pas 100% télétravaillables.
Pour aller plus loin : visualisez la fréquentation de vos bureaux avec Deskare
Action contre la Faim a pris le temps de préparer le passage au flex office. Un recensement des besoins en amont du projet et une anticipation des risques ont été effectués, en tenant compte des différentes fonctions et modes de travail de chaque équipe. Cette étape indispensable a déterminé les ressources et l'espace nécessaires (plus de détails dans la prochaine partie).
"Les équipes, peu importe leur département de rattachement, travaillent toutes ensemble. Nous avons donc fait le choix de favoriser un zoning hiérarchique plutôt que fonctionnel, afin de maintenir le lien avec son équipe première tout en tenant compte des interactions des départements les uns par rapport aux autres." - Céline Vermersch, Chef de projet SI
Les représentants du personnel ont été impliqués dans toutes les étapes : de la recherche des locaux à la mise en place du flex office. L'approche du projet par la prévention des risques a rassuré le CSE.
Pour élaborer le cadre commun de cette nouvelle organisation, l'équipe projet et le CSE ont co-construit une charte de flex office. Toutes les parties-prenantes étant alignées, cette étape cruciale a facilité le déploiement d'une solution de gestion du flex.
Espace de confidentialité, stockage, matériel... Chaque département a rempli un questionnaire sur l’aménagement de l’espace souhaité. Cela a permis de répartir les besoins dans l'espace en fonction des activités.
Les collaborateurs ont été impliqués dans l’évolution des pratiques par le biais de diverses sollicitations directes :
"On a suffisamment été conscient de l’impact de ce type de changement pour les anticiper correctement. On a fait très attention à impliquer les collaborateurs à tous les niveaux. Ça a porté ses fruits !" - Mejda Ben Slama, Référente QVT
Le recueil des besoins a permis à Action contre la Faim de répondre aux attentes des équipes en termes d'activités de travail, de limiter leurs craintes et de guider le reste du projet. Le challenge résidait surtout dans la gestion du retour sur site par département, obligatoire deux fois par mois, face au nombre de places disponibles divisé par deux !
"Deskare a des supers retours sur sa facilité. On a évité tous les pièges dans lesquels on pouvait tomber avec le flex office !"
Une équipe pluridisciplinaire a travaillé sur le projet pour trouver l'outil qui répondrait à toutes les exigences :
Un tel changement de l'organisation du bureau doit prendre en compte l'accompagnement des managers vers les nouvelles pratiques de gestion des équipes hybrides. En plus de notre chat qui vient en aide aux managers en difficulté, nous mettons régulièrement des ressources à disposition.
Découvrez nos 9 conseils pour un bon managment hybride !
De la charge mentale
La gestion des réservations des bureaux via Deskare permet une réduction de la charge mentale des Services Généraux. L'outil gère les conflits d'attribution, leur laissant plus de place pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Du temps
Les collaborateurs ont désormais accès à un plan interactif où ils peuvent réserver un espace et s'y installer pour la journée. C’est un vrai gain de temps sur leur venue au bureau.
"Deskare nous fait gagner beaucoup de temps et d'énergie, surtout au niveau de la conduite de changement. Cela représente 2 jours de temps plein hebdomadaire." - Céline Vermersch, Chef de projet SI
De la visibilité
Équipes plus agiles, échanges fluides, espaces de travail adaptés, le flex office améliore l'organisation du bureau. Avec Deskare, chacun visualise en un coup d'œil les jours de présence et l’occupation des espaces. Plus besoin de se déplacer ou de remplir un fichier Excel pour voir qui est présent sur site.
Des m²
Le projet flex office assure une meilleure gestion de l'environnement de travail et une optimisation des coûts de l'immobilier. Réduire les espaces de travail inoccupés, peut diminuer ces dépenses jusqu'à 30%.
Le passage au flex office engendre des changements dans la façon dont les équipes travaillent et interagissent, ce qui rend la conduite du changement indispensable. Nous accompagnons donc nos clients durant la transition :
Conseils : accompagnement par nos experts dans la phase de réflexion en amont du projet pour assurer un passage au flex office en douceur
Acceptation et adhésion : implication des parties prenantes dès le début du projet (information, réponse aux préoccupations)
Communication : anticipation des résistances, identification des facteurs de préoccupation et mise en place de stratégies pour les adresser (démonstrations pratiques, vidéos, chat, ateliers, webinaires)
Évaluation continue : suivi de l'impact du flex office sur les employés et l'organisation, identification d'éventuels ajustements à apporter, recueil des retours d'expérience collaborateurs et administrateurs et proposition d'améliorations pour optimiser l'adoption et les bénéfices du flex office
"La totale intégration de Deskare dans Microsoft Teams assure la bonne adoption du flex office. Avec les rappels automatiques c’est rapide et pratique, les gens savent quelle place réserver. C’est ce qui était attendu de l’outil donc c’est réussi. On a atteint notre objectif dans les délais, même en avance, donc c’est parfait !" - Céline Vermersch, Chef de projet SI
Différents aspects du bureau sont impactés, mais gérés à l'aide de Deskare :
Les collaborateurs d'Action contre la Faim ont répondu à une enquête de satisfaction sur le flex office et ont donné à Deskare la note de 4,49 / 5 !
Découvrez leurs avis :
"Deskare a des supers retours sur sa facilité. Je suis contente on a évité tous les pièges dans lesquels on pouvait tomber avec cette nouvelle organisation et les retours utilisateurs sont bons, c’est surtout ça qui me donne la température !" - Mejda Ben Slama, Référente QVT
Mais aussi :
Anticiper les risques et prendre le temps d'étudier les avenants télétravail pour connaître les règles de chacun aide à dimensionner efficacement les bureaux. Il est également important de prendre en compte un éventuel déménagement, qui pourra changer les habitudes de fréquentation des bureaux.
"Comment réserve-t-on un poste de travail lorsqu'on en a seulement 1 pour 2 personnes ? On s’est rendu compte un peu tard dans le projet qu’on aurait besoin d’un outil de gestion, mais on a très vite rattrapé le retard avec Deskare. La clé reste l'anticipation !" - Mejda Ben Slama, Référente QVT
Étape 1 : Évaluer les besoins (flexibilité, collaboration, utilisation de l'espace) et déterminer les objectifs (productivité, coûts immobiliers)
Étape 2 : Analyser les données d'utilisation des espaces existants, des salles de réunion et des équipements pour identifier les besoins des équipes
Étape 3 : Chercher et sélectionner un outil de gestion du flex office en évaluant les fonctionnalités (intégrations SIRH et Microsoft Teams / Google, réservation d'espaces, visualisation des plannings, aspect social, données)
Étape 4 : Informer les équipes du fonctionnement en flex office (charte flex office, formations sur l'utilisation de l'outil, la réservation d'espaces, etc.)
Étape 5 : Déployer l'outil (avec ou sans POC), surveiller et évaluer l'efficacité du système et apporter les ajustements nécessaires
Étape 7 : Effectuer un suivi régulier et analyser les données recueillies par l'outil pour optimiser régulièrement les espaces
Le déploiement du projet de flex office et le déménagement dans le nouveau siège social ont été des étapes décisives pour Action contre la Faim, qui a constaté une amélioration significative de la collaboration.
La flexibilité offerte par le flex office permet de maintenir une politique de télétravail souple, de travailler de manière plus autonome et de gérer les emplois du temps efficacement.
Les collaborateurs ont désormais la possibilité de choisir l'espace de travail qui correspond le mieux à leurs tâches du moment. L'aspect pratique du flex office a permis d'optimiser l'utilisation de l'espace et ses coûts.
Action contre la Faim a pour ambition de continuer l'analyse des données fournies par Deskare afin d'affiner l'organisation de ses espaces de travail pour répondre toujours plus précisément aux besoins de ses collaborateurs et à leur utilisation réelle des bureaux.
Nous sommes ravis d'accompagner Action contre la Faim dans son parcours vers une meilleure gestion de son environnement de travail. Si vous souhaitez également découvrir comment Deskare peut améliorer l'efficacité de vos espaces, nous serions ravis de discuter de vos besoins spécifiques. N'hésitez pas à prendre contact avec nous pour explorer ensemble les opportunités qui s'offrent à vous !
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