Aujourd'hui, le temps des bureaux sans âme avec des murs blancs et le même mobilier dans toute l'entreprise est fini. Les espaces de travail idéaux sont devenus des lieux agréables, propices à la collaboration et aux rencontres dans des zones bien distinctes. Avant d'obtenir un tel résultat, il est essentiel de repenser les espaces en passant par le flex office, dont le zoning découle.
Qu'est-ce que le zoning ? Comment bien diviser les espaces de son entreprise en fonction de ses besoins ? Comment le mettre en place lorsqu’on est en flex office ? Toutes les réponses se trouvent dans cet article !
Le monde du travail est en perpétuelle évolution depuis les années 70. Mais un autre grand changement est survenu lors de la pandémie en 2020. La pérennisation du télétravail et du flex office a engendré une véritable transformation dans notre manière de travailler, et cette évolution s'est également manifestée dans nos espaces de travail.
Avec la crise sanitaire, la pratique du télétravail a été accélérée. En moyenne, les salariés télétravaillaient 2 jours par semaine début 2022 contre 3,6 jours en 2020 et 1,6 jour en 2019, selon une étude de Malakof Humanis. Cette hausse en 2020 est due aux différents confinements qui ont poussé de nombreuses personnes à télétravailler. Mais ces chiffres montrent que le télétravail perdure notamment avec la hausse des métiers “télétravaillables”.
Au même moment, les habitudes et les besoins des employés ont évolué : un meilleur équilibre entre vie professionnelle et personnelle, donner un sens à son travail, etc. Ces changements ont alors poussé de nombreuses entreprises à revoir leur fonctionnement, comme l’organisation des espaces.
➡️ Creusez le sujet avec notre livre blanc sur les attentes des collaborateurs au bureau !
Le flex office est l’exemple le plus probant de l'évolution récente des espaces de bureaux. En 2019, 14% des entreprises fonctionnaient en bureaux nomades. En 2021, ce chiffre a quasiment doublé pour atteindre 28% (source : Parella).
Une transition vers le bureau flexible permet de créer davantage d'espaces collaboratifs, des salles de réunion ou de s’équiper de phone box. Les salariés ne disposent alors pas de poste de travail attitré, ce qui permet de leur laisser plusieurs choix pour travailler en fonction de leurs besoins : c’est le concept d’Activity Based Working. L'un des objectifs est d'avoir des locaux attractifs, qu'ils soient un véritable lieu de vie où les salariés se retrouvent et collaborent.
Le zoning consiste à diviser l'espace de travail en différentes zones, chacune ayant une fonction spécifique ou répondant à des besoins particuliers tels que le travail collaboratif, individuel ou la détente. Le zoning permet également d'optimiser l'utilisation et la gestion de l'occupation des bureaux dans un environnement de travail flexible où les employés n'ont pas de postes de travail attribués de manière permanente.
Cette étape peut être réalisée en amont des travaux de réaménagement de l'entreprise, au moment de la réflexion du projet. Vous pouvez faire appel à des professionnels (cabinets de conseil comme JLL, CBRE ou Colliers, architectes…) qui vous permettront de bénéficier des meilleurs conseils.
Il est important d’impliquer et de consulter les collaborateurs dès le début du projet puisque ce sont eux qui utiliseront et feront vivre ces nouveaux espaces.
Deux possibilités de zoning s’offrent alors à vous : le macro-zoning et le micro-zoning.
Le macro-zoning consiste à organiser et diviser les différents espaces de travail d’une entreprise en fonction de leurs utilisations spécifiques.
Étant donné que chaque service, pôle ou département possède des caractéristiques qui leur sont propres, le macro-zoning vise à définir les contours de chaque zone afin que les aménagements répondent aux besoins des utilisateurs de manière optimale.
Un agencement bien pensé favorise :
Par exemple, on peut souvent retrouver dans un macro-zoning des zones dédiées aux réunions et à la collaboration, avec des salles de réunion équipées et des espaces pour travailler en équipe. Il peut également y avoir des zones consacrées aux tâches individuelles ou nécessitant de la concentration, avec des bureaux isolés ou des espaces de travail silencieux.
.png)
Exemple de macro-zoning réalisé dans l’outil Deskare, permettant à un collaborateur de choisir sa zone de rattachement
Le micro-zoning est une approche plus détaillée de la gestion de l'espace de travail en flex office. Contrairement au macro-zoning qui divise l'environnement de bureau en grandes zones distinctes, le micro-zoning se concentre sur des divisions plus spécifiques.
Par exemple, une zone détente pourra être divisée en plusieurs espaces avec des canapés, des tables, un baby-foot ou encore un endroit pour se reposer.
Il s'agit de véritablement donner vie aux espaces en leur conférant une identité propre. C'est également à ce stade que les décisions relatives à la décoration et au design des bureaux peuvent être prises.
Si le macro-zoning se borne à des fonctions du bureau (calme, bruit, concentration) ou à des départements globaux, le micro-zoning peut permettre de rentrer dans plus de précisions : équipe, projet, type de matériel disponible…
%20(1).png)
Lorsque l’on envisage de zoner les différents espaces, il peut être bénéfique de mettre en place la réservation de poste (desk booking en anglais). ****C’est un moyen de récolter des données précieuses telles que les habitudes de présence au bureau et/ou de télétravail de vos employés.
Voici les questions essentielles à se poser pour déterminer si le desk booking doit être adopté :
La nécessité d’instaurer du desk booking ou non dépendra également de la culture de votre entreprise. Tout comme pour l'aménagement des espaces, il est impératif d'adopter une communication transparente et d'impliquer les employés dans le processus de décision, ce qui contribuera à une meilleure acceptation et adoption du desk booking.
%20(1).png)
Lors de la division d'un bureau en zones pour le flex office, plusieurs facteurs doivent être pris en compte, tels que les besoins des employés, les types d'activités réalisées et l'organisation spécifique de l'entreprise. Voici quelques exemples pour vous aider à diviser vos bureaux en zones :
Vous pouvez créer des espaces réservés à la concentration et à la réalisation de tâches individuelles : des espaces de travail flexibles et des phones box individuelles par exemple.
Les salariés viennent au bureau pour collaborer, il est donc indispensable de créer des espaces propices aux échanges et au travail en groupe : salles de réunion, zones ouvertes avec des tables de travail partagées ou coins de discussion.
En fonction de votre domaine d’activité et de la surface disponible dans vos locaux, il est indispensable de prévoir des espaces dédiés aux réunions formelles ou aux présentations comme des salles de conférence équipées pour ce genre d’évènement.
A l’inverse des zones de réunion formelle, celles dédiées aux échanges informels permettent d’avoir des ambiances plus décontractées pour des brainstormings, des petites réunions d’équipes ou des rencontres spontanées. Des espaces avec des sièges confortables, des canapés ou des coins “café” peuvent être envisagés.
Il est important, si votre surface le permet, de prévoir pour ses collaborateurs des espaces dédiés à la détente, à la pause déjeuner et aux moments de repos : des coins repas, des systèmes de gestion des déchets, des espaces avec des canapés ou de jeux.
Si votre entreprise a des départements ou des équipes distinctes avec des besoins particuliers, envisagez de créer des zones spécifiques. Cela favorisera la collaboration et la communication entre ses membres.
Il est possible de prévoir des espaces plus calmes et isolés, tels que des phones box ou des open spaces silencieux, pour permettre aux employés de se concentrer sur des tâches qui nécessitent un minimum de distractions.
Pendant la phase de réflexion du projet, il est essentiel de respecter certaines règles et normes pour assurer la sécurité, le bien-être et l'efficacité des employés dans leurs futurs espaces de travail. Les règles et normes peuvent varier en fonction du pays, de la région et du secteur d'activité, mais voici quelques principes généraux :
Les bureaux doivent être conformes aux normes de sécurité incendie, qui incluent l'installation de systèmes de détection d'incendie, d'extinction automatique, de sorties de secours appropriées et de signalisation claire. Le tout devant figurer sur un plan afin de pouvoir évacuer les locaux le plus rapidement possible.
Ces espaces de travail doivent être accessibles aux personnes à mobilité réduite. Les normes applicables varient en fonction de la nature des locaux, qu'ils soient ouverts ou fermés au public. Si l’entreprise reçoit du public, elle doit se référer à la loi handicap du 11 février 2005. À défaut, elle doit appliquer le code du travail qui demande entre autre l'installation de rampes, d'ascenseurs, de toilettes adaptées ou encore de chemins sans obstacle.
Les bureaux doivent offrir un éclairage adéquat pour assurer la sécurité et le confort visuel des employés. Les normes d'éclairage peuvent varier en fonction du type de travail effectué, mais il est recommandé de privilégier un éclairage naturel et d’utiliser l’éclairage artificiel en complément. Vous pouvez trouver toutes les informations relatives aux lumières et éclairage sur le site de l’Afnor.
Les espaces de travail doivent être correctement ventilés pour assurer une qualité de l'air saine. Cela peut inclure l'installation de systèmes de ventilation, l'entretien régulier des filtres à air ou encore la gestion de l'humidité.
La conception ergonomique des espaces de travail est essentielle pour garantir le confort des employés et réduire les risques de troubles musculo-squelettiques. Il est important d'utiliser du mobilier et des équipements adaptés, tels que des postes de travail réglables en hauteur et des chaises ergonomiques. Les réglementations de l'Afnor fournissent des directives précieuses en matière de conception ergonomique des espaces de travail au bureau. En les suivant, les entreprises peuvent créer des environnements sûrs et confortables, favorisant la santé et le bien-être des employés.
Dans un environnement évoluant en flex office, il est essentiel de diviser les espaces en zones de travail adaptées afin de favoriser la collaboration et de répondre aux besoins à la fois de l'entreprise et de ses employés. La mise en place du desk booking peut également améliorer la flexibilité et le travail en équipe.
Il est aussi important de respecter certaines normes en terme de sécurité ou encore d’éclairage au moment de la conception du zoning. En considérant les différentes zones de travail, de réunion et de détente, les entreprises peuvent créer des environnements de travail stimulants et agréables pour leurs employés.
Pour approfondir le sujet, découvrez les différents avantages et inconvénients du flex office !
.png)
.png)
